20 نوع اسناد تجاری که بیشتر مورد استفاده سازمان‌ها هستند

شما برای راه اندازی و گسترش کسب و کار خود به اسناد نیاز دارید. و به همین دلیل باید سیستمی را راه اندازی کنید تا تمام اسنادی را که در طول سال ها جمع آوری کرده اید، پیگیری کند.

اگر در حال راه اندازی یک کسب و کار هستید یا در مورد انواع اسناد تجاری که ممکن است یک شرکت به آن نیاز داشته باشد کنجکاو هستید، این راهنما برای شما مناسب است. در پایان، دقیقاً خواهید دانست که شرکت شما به چه اسنادی نیاز دارد.

اسناد تجاری چیست؟

اسناد تجاری سوابق یا فایل هایی هستند که اطلاعاتی در مورد تعاملات داخلی و خارجی، عملیات یا فعالیت های حیاتی یک شرکت ارائه می دهند. این فایل‌ها می‌توانند اهداف مختلفی از جمله تضمین حاکمیت و حفاظت از یکپارچگی داشته باشند.

بسته به فرمت، می توانید این اسناد را به صورت فیزیکی یا الکترونیکی ذخیره کنید. استفاده از روش دوم اغلب ترجیح داده می شود، زیرا اکثر مردم علاقه دارند اسناد مهم را به صورت آنلاین ذخیره کنند، حتی اگر یک نسخه فیزیکی داشته باشند.

نمونه‌های رایج اسناد تجاری شامل گزارش‌ها، پیشنهادها، ارائه‌ها، نمودارها، دستورالعمل‌ها، قراردادها، اسناد فرآیندی، توافق‌نامه‌ها، چارچوب‌ها، طرح‌ها و … است.

اهمیت اسناد در تجارت

اسناد و مدارک شرکتی به عنوان یک سند قابل اتکا و راستین، نقش مهمی در فعالیت های معمولی تجاری و درگیری‌های احتمالی آینده بازی می کند. در زیر 4 دلیل اصلی که داشتن اسناد تجاری بدون توجه به اندازه شرکت ضروری است آورده شده است:

1- سرعت بررسی و وارسی را افزایش می‌دهد.
2- اطمینان از اعتبار
3- حاکمیت شرکتی را ارائه دهد
4- از یکپارچگی کسب و کار محافظت کنید

20 نمونه از مهم ترین اسناد تجاری

در زیر، فهرستی از ضروری ترین اسناد برای هر کسب و کاری را مشاهده خواهید کرد که بر اساس جنبه تجاری آنها به 4 گروه طبقه بندی شده اند.

دارایی، مالیه، سرمایه گذاری

امور مالی شرکت شما بسیار مهم است. به همین دلیل است که داشتن 5 مدرک زیر الزامی است.

1. صورت درآمد
صورت سود و زیان که به عنوان صورت سود و زیان نیز شناخته می شود، یک سند مالی است که کل فروش و هزینه های یک کسب و کار را برای تعیین سطح سودآوری آن ردیابی می کند.

صورت‌های درآمد برای سازمان‌ها از جمله سازمان‌های غیرانتفاعی ضروری است. اگرچه در بیشتر موارد اجباری نیستند، اما برای دریافت سرمایه گذاری، وام و کمک های بلاعوض حیاتی هستند.

2. ترازنامه
ترازنامه دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام یک سازمان را فهرست می کند و وضعیت مالی آن را در یک زمان خاص خلاصه می کند.

هنگام جستجوی سرمایه گذاری، وام یا کمک هزینه، به اندازه صورت درآمد اهمیت دارد. ترازنامه همچنین به سرمایه گذاران و وام دهندگان بالقوه کمک می کند تا ظرفیت مالی شما را درک کنند و اینکه آیا می توانند از کسب و کار شما سودی کسب کنند یا خیر.

3. گزارش بودجه
گزارش های بودجه، صورت های مالی هستند که پیش بینی پیش بینی شده شرکت را با عملکرد واقعی آن برای هر زمان معین مقایسه می کنند. آنها به تعیین اینکه آیا یک تجارت به اهداف و اهداف مالی خود بر اساس پیش بینی ها دست یافته است یا خیر کمک می کند.

علاوه بر این، گزارش های بودجه هنگام بهره بردن از بودجه خارجی کارآمد است. گزارش های بودجه به سرمایه گذاران، وام دهندگان یا اعطا کنندگان کمک مالی در ارزیابی وضعیت مالی کسب و کار و بازدهی که می توانند انتظار داشته باشند کمک می کنند.

4. صورت جریان نقدی
صورت جریان وجوه نقد جریان های ورودی و خروجی وجوه نقد در یک سازمان را در یک دوره معین مشخص می کند. صورت جریان نقدی نشان می دهد که چگونه یک تجارت تعهدات خود را برای پرداخت بدهی های خود در کوتاه مدت انجام می دهد. وجوه معمولاً بر اساس استفاده عملیاتی، سرمایه گذاری یا مالی طبقه بندی می شوند.

صورتهای جریان نقدی صورتهای مالی استاندارد مانند صورت سود و زیان و ترازنامه هستند. برای تضمین سرمایه‌گذاری‌ها، برای گرفتن وام‌ و یا کمک‌های مالی به این نوع صورتها نیاز است.

این اسناد تجاری همچنین می توانند به شما در تشخیص محدودیت هایی که بر توانایی شما برای پرداخت بدهی ها یا پوشش هزینه ها تأثیر می گذارد کمک کنند.

5. قرارداد پرداخت
قرارداد پرداخت یکی از اسناد حقوقی تجاری است که شرایط پرداخت بین وام دهنده و وام گیرنده را مشخص می کند. این قرارداد شامل مبلغ بدهی، طرح پرداخت و شرایط خاتمه است. وام دهندگان می توانند مشاغل، بانک ها یا افراد باشند.

برای سرمایه‌گذاری، وام، کمک‌های بلاعوض یا سرمایه‌گذاری در کسب‌وکار یا فردی دیگر، توافق‌های پرداخت ضروری است.

سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی

8 سند زیر به شما کمک می کند شرکت خود را سامان‌دهی کنید و کارایی گردش کار را بهبود بخشید.

1. طرح کسب و کار
طرح کسب و کار یک سند مکتوب است که اهداف یک سازمان و برنامه هایی را که برای دستیابی به آنها استفاده خواهد کرد، فهرست می کند. معمولاً تحلیل بازار، تجزیه و تحلیل محصول/خدمات، ارزیابی ریسک، تأمین مالی، پیش‌بینی فروش و بودجه‌بندی، و فروش و بازاریابی را پوشش می‌دهد.

طرح تجاری خوب می تواند به سازمان کمک کند تا با ارائه جدول زمانی برای ردیابی نقاط عطف، پیش بینی و بودجه بندی، شانس موفقیت خود را افزایش دهد. علاوه بر این، هنگامی که در جستجو برای یافتن سرمایه‌گذار یا کمک‌های خارجی هستین بسیار کارآمد خواهد بود.

2. اساسنامه شرکت
اساسنامه شرکت سیاست هایی است که نحوه مدیریت و عملکرد یک شرکت را مشخص می کند. معمولاً این اسناد توسط گروه مالکیت یا هیئت مدیره تهیه می شود. آنها حاوی جزئیات شناسایی مانند نام کسب و کار، آدرس، مکان و دولتی یا خصوصی بودن شرکت هستند. برخی از آیین نامه ها نیز به نگرانی های گروه مالکیت و سهامداران می پردازند.

3. گزارش تجاری
گزارش های تجاری اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت یک کسب و کار ارائه می دهد. دقیقاً مانند یک مطالعه موردی، هدف آنها یافتن یک مشکل و ارائه راه حل است. شرکت ها از آنها برای تجزیه و تحلیل ناکارآمدی ها و زمینه های مشکل ساز و بهبود عملکرد سازمانی استفاده می کنند. آنها همچنین با ارائه یک مسیر حسابرسی واضح به تضمین کمک های مالی، وام ها و سرمایه گذاری ها کمک می کنند.

4. قرارداد مشارکت
قرارداد مشارکت یک سند تجاری است که حقوق و تعهدات طرفین را تنظیم می کند و اطلاعاتی در مورد مالکیت یا سهام و موقعیت شرکا در شرکت ارائه می دهد. به طور دقیق تر، به شرح زیر است:

درصد مالکیت
قدرت مدیریت
تقسیم سود و زیان
مدت مشارکت
گزینه های خرید
گزینه های خاتمه
قراردادهای مشارکت تجاری زمانی تنظیم می شود که مشارکت ایجاد شود. هدف از ایجاد چنین توافقی یافتن راه حلی برای هر موضوع احتمالی است که ممکن است در طول مشارکت ایجاد شود.

5. بند عدم رقابت
بند عدم رقابت توافقی است که کارفرمایان برای جلوگیری از کار کردن کارکنان یا کارمندان سابق برای یک رقیب اجرا می کنند. این اسناد قانونی از کارفرمایان در برابر اقدامات جاسوسی در شرکت ها یا سازمان ها محافظت می کند.

6. قرارداد عملیاتی LLC
یک قرارداد عملیاتی LLC اعضای شرکت و نقش ها و مسئولیت های آنها را مشخص می کند و ایده ای از عملکرد داخلی آن ارائه می دهد.

7. شرایط خدمات
شرایط خدمات یک سند تجاری است که قوانینی را که باید هنگام استفاده از هر محصول یا خدماتی رعایت کنید، مشخص می کند. این مقررات نه تنها به حقوق و وظایف کاربر بلکه به مسائل مربوط به غرامت قانونی نیز مربوط می شود.

8. سیاست حفظ حریم خصوصی
سیاست حفظ حریم خصوصی مشخص می کند که چه اتفاقی برای داده ها یا اطلاعات شخصی کاربر می افتد. این خط مشی عمدتاً به حق دسترسی به یک وب سایت مربوط می شود، اما می تواند جنبه های دیگر مربوط به اطلاعات شخصی را نیز در بر گیرد.

این سند به طور کلی شامل اقداماتی برای به دست آوردن، حفظ، حفاظت و پردازش اطلاعات شخصی خواهد بود.

فروش و بازاریابی

فروش و بازاریابی در یک تجارت بسیار مهم هستند زیرا منبع اصلی درآمد هستند. اگر هر یک از این دو موجود نباشد، بهترین محصولات نیز به فروش نخواهند رسید. در زیر 3 سند ضروری بازاریابی که باید داشته باشید آورده شده است.

1. تقویم محتوا
یک تقویم محتوایی، برنامه‌ی برنامه ریزی شده برای تلاش های بازاریابی محتوای شما است. به عبارت دیگر، این برنامه زمانی است که می خواهید یک پست وبلاگ، یک پست رسانه اجتماعی یا هر محتوای دیگری منتشر کنید. هنگامی که محتوا منتشر شد، تقویم نوع محتوا، تاریخ انتشار و URL را مشخص می‌کند.

تقویم محتوا یک ابزار عالی است زیرا به شما کمک می کند سازماندهی شده و ثابت بمانید و تضمین می کند که تیم شما در همان صفحه است.

2. طرح بازاریابی
طرح بازاریابی یکی از مهمترین اسناد سازمانی است. این ابتکارات بازاریابی مختلفی را که یک سازمان قصد دارد انجام دهد را تشریح می کند.

یک طرح بازاریابی معمولاً شامل:

اطلاعات گردش کار
تکلیف تیمی
پرسونای خریدار
تاکتیک
اهداف
کانال های تبلیغاتی
بررسی محتوای موجود
ارزیابی رقیب
یک برنامه بازاریابی همچنین به حفظ یک برنامه سازماندهی شده کمک می کند تا شما آماده اجرای استراتژی های بازاریابی خود باشید.

2. طرح بازاریابی
طرح بازاریابی یکی از مهمترین اسناد سازمانی است. طرح بازاریابی ابتکارات بازاریابی مختلفی را که یک سازمان قصد دارد انجام دهد را تشریح می کند.

یک طرح بازاریابی معمولاً شامل موارد زیر است:

اطلاعات گردش کار
تکلیف تیمی
پرسونای خریدار
تاکتیک
اهداف
کانال های تبلیغاتی
بررسی محتوای موجود
ارزیابی رقیب
یک برنامه بازاریابی همچنین به حفظ یک برنامه سازماندهی شده کمک می کند تا شما آماده اجرای استراتژی های بازاریابی خود باشید.

3. عرشه زمین
Pitch Deck یک نمایش اسلاید 10-20 است که اطلاعاتی درباره شرکت، محصولات و خدمات ارائه شده و استراتژی تجاری آن ارائه می دهد. بیشتر برای جذب سرمایه گذار و ایجاد انگیزه در شرکا و مشتریان استفاده می شود.

اگر هدفتان تامین بودجه برای گسترش کسب و کارتان است، باید در نظر داشته باشید که یک زمین بازی داشته باشید. Pitch Deck به متقاعد کردن سرمایه گذاران بالقوه کمک می کند تا به محصول یا خدمات شما متعهد شوند.

منابع انسانی

با گسترش شرکت شما، نقش و اهمیت بخش منابع انسانی نیز افزایش می یابد. در زیر 4 نمونه سند شرکتی وجود دارد که برای عملکرد صحیح کسب و کار خود به آنها نیاز دارید.

1. قرارداد کار
قراردادهای کار به اسناد قانونی که بین کارفرما و کارمند امضا می شود اشاره دارد. این اسناد حاوی اطلاعاتی درباره کار مورد انتظار کارمند، ساعات کار، دستمزد یا حقوق و مزایای دیگر است.

اگر شما یک تاجر انحصاری نیستید، افرادی را جذب خواهید کرد که مستلزم قراردادهای کاری است. در صورت عدم وجود یک قرارداد الزام آور قانونی، هر دو طرف ممکن است ضرر کنند.

یک قرارداد کارفرمایان را در برابر کارمندانی که وظایف مورد انتظار خود را نادیده می گیرند محافظت می کند. همچنین از کارمندان در برابر سوء استفاده و عدم دستمزد برای کارشان محافظت می کند.

2. پیشنهاد پیمانکار
پیشنهادات پیمانکار اسناد تجاری هستند که پیمانکاران برای درخواست یک شغل خاص ارائه می کنند. آنها را قادر می سازند تا خدمات خود را با نشان دادن آنچه ارائه می دهند، میزان تجربه و میزان هزینه بفروشند.

3. قرارداد پیمانکاری فرعی
قرارداد پیمانکار فرعی یک سند تجاری است که روابط تجاری بین یک شرکت تجاری و یک پیمانکار فرعی را مشخص می کند. چنین قراردادهایی در ساختمان سازی و ساخت و ساز متداول است، اگرچه می توان آنها را در زمینه های دیگر نیز یافت.

4. قرارداد عدم افشا
NDA که مخفف یک توافقنامه عدم افشا است، راهی قانونی برای جلوگیری از افشای اطلاعات شرکتی توسط طرفین است. چنین اطلاعاتی عمدتاً خاص هستند و ممکن است حاوی داده های حساسی باشند، از جمله نحوه عملکرد یک کسب و کار خاص.
اگر نمی خواهید اسرار سازمان شما فاش شود، به یک توافق نامه عدم افشا نیاز دارید. NDA دقیقاً ابزاری است که حفاظت قانونی را فراهم می کند و تضمین می کند که چنین اتفاقی نمی افتد.

کلام آخر:

اسناد تجاری، ابرقدرت های شرکت شما هستند. به همین دلیل است که مشاغل مدرن از خدمات‌های تایپ برای سازماندهی دیجیتالی اسناد خود استفاده می کنند.

با این کار اسناد به صورت حرفه ای دیجیتالی شده و هرلحظه در دسترس شما هستند، ارائه‌دهندگان خدمات تایپ می‌توانند در کسب و کار شما انقلابی کارآمد ایجاد کنند و چالش های روزمره شما را به شانس موفقیت تبدیل کنند.

کافی است با تیم تایپووین در ارتباط باشید تا راهنمایی شوید!

ثبت سفارش تایپ

تماس با تایپووین